- Introduction
- Définitions
- Collecte et utilisation des renseignements personnels
- Protection des renseignements personnels
- Conservation et distribution des renseignements personnels
- Rôles et responsabilités
- Traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels
- Conclusion
1. Introduction
La présente politique interne sur la protection des renseignements personnels vise à établir les lignes directrices et les pratiques de Soleva pour se conformer à la Loi 25, qui vise à protéger la vie privée des Québécois. Cette politique s'applique à tous les employés, consultants, contractuels et tiers ayant accès aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions au sein de notre PME.
2. Définitions
2.1 Renseignement personnel
Un renseignement personnel, conformément à la Loi 25, désigne toute information concernant une personne physique et permettant de l'identifier. Cela inclut, mais n'est pas limité à, son nom, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse électronique, son numéro d'assurance sociale, ses préférences personnelles, ses habitudes de consommation, ses antécédents financiers, ainsi que toute autre information qui permettrait de l'identifier directement ou indirectement.
3. Collecte et utilisation des renseignements personnels
3.1 Objectifs de la collecte
Soleva ne collectera que les renseignements personnels nécessaires aux fins légitimes de notre entreprise. Avant de collecter des renseignements personnels, nous préciserons l'objectif de cette collecte et obtiendrons le consentement de la personne concernée, sauf lorsque la loi le permet ou l'exige autrement.
3.2 Consentement
Nous obtiendrons le consentement éclairé, libre et spécifique des personnes concernées avant de collecter, utiliser ou divulguer leurs renseignements personnels, à moins que la loi ne l'exige ou ne le permette autrement.
3.3 Utilisation des renseignements personnels
Nous n'utiliserons les renseignements personnels que dans la mesure nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été collectés, sauf si la personne concernée y consent autrement ou si la loi l'exige ou le permet autrement.
3.4 Conservation des renseignements personnels
Nous conserverons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été collectés, conformément à la Loi 25. Lorsque ces renseignements ne sont plus nécessaires, nous les détruirons de manière sécurisée ou les rendrons anonymes.
4. Protection des renseignements personnels
4.1 Sécurité des renseignements personnels
Nous mettrons en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisée. Ces mesures de sécurité incluront, sans s'y limiter, des contrôles d'accès, des pare-feu, des procédures de sauvegarde régulières et la sensibilisation du personnel à la sécurité des renseignements personnels.
4.2 Accès restreint aux renseignements personnels
Nous limiterons l'accès aux renseignements personnels aux employés, consultants, contractuels et tiers qui en ont besoin pour l'exécution de leurs fonctions et qui ont été formés sur les obligations en matière de protection des renseignements personnels. L'accès aux renseignements personnels sera accordé sur la base du principe du « besoin de connaître ».
4.3 Divulgation des renseignements personnels
Nous ne divulguerons les renseignements personnels qu'à des tiers dans les cas prévus par la loi ou avec le consentement de la personne concernée, sauf si la loi l'exige ou le permet autrement. Nous prendrons des mesures contractuelles pour nous assurer que les tiers traitent les renseignements personnels de manière sécurisée et conforme à la Loi 25.
5. Conservation et distribution des renseignements personnels
5.1 Conservation des renseignements personnels
Nous conserverons les renseignements personnels conformément aux exigences légales applicables, notamment la Loi 25. Nous prendrons des mesures pour garantir que les renseignements personnels sont conservés de manière sécurisée et protégés contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisée.
5.2 Distribution des renseignements personnels
Nous ne distribuerons les renseignements personnels qu'aux personnes autorisées à y accéder, conformément aux fins légitimes pour lesquelles ils ont été collectés. Nous prendrons des mesures pour nous assurer que les renseignements personnels ne sont pas distribués de manière non autorisée ou illégitime.
6. Rôles et responsabilités
6.1 Responsable de la protection des renseignements personnels
Nous désignerons une personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de notre PME, chargée de s'assurer de la conformité à la Loi 25 et de traiter les questions et les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.
6.2 Employés, consultants, contractuels et tiers
Tous les employés, consultants, contractuels et tiers auront la responsabilité de se conformer à cette politique et aux procédures connexes. Ils doivent protéger les renseignements personnels auxquels ils ont accès dans le cadre de leurs fonctions et signaler tout incident de sécurité ou toute violation potentielle de la politique.
7. Traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels
Nous mettrons en place un processus interne pour recevoir, enquêter et résoudre les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels. Les plaintes seront traitées de manière confidentielle et diligente, conformément aux exigences légales.
8. Conclusion
La protection des renseignements personnels est une préoccupation majeure pour notre entreprise. Nous nous engageons à respecter les droits des personnes concernées et à mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger leurs renseignements personnels. La présente politique interne constitue le cadre de référence pour toutes les activités liées aux renseignements personnels au sein de notre PME, conformément à la Loi 25.
